Ψηφιοποιείται το διπλωματικό αρχείο του Υπουργείου Εξωτερικών

Ένα σύγχρονο εργαλείο τεχνητής νοημοσύνης θα βάλει στην ψηφιακή λεωφόρο το Διπλωματικό και Ιστορικό Αρχείο του Υπουργείου Εξωτερικών. Μέσω του έργου που προκήρυξε η Κοινωνία της Πληροφορίας για τη μετατροπή του φυσικού αρχείου σε ψηφιακό, η άσκηση της διπλωματίας και της εξωτερικής πολιτικής θα εισέλθουν σε νέα εποχή. Η ψηφιακή αρχειοθέτηση και μικροφωτογράφιση 65 εκατ. σελίδων εγγράφων θα γυρίσει σελίδα στη λειτουργία του ιστορικού αρχείου της ελληνικής διπλωματίας.

Σήμερα, η αναδρομή στις εκατομμύρια σελίδες του Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου αποτελεί καθημερινή πρακτική και απαραίτητη προϋπόθεση για τις επόμενες διπλωματικές ενέργειες. Σε αυτό περιλαμβάνονται έγγραφα, αλληλογραφία, διπλωματικές ενέργειες, αποτελέσματα εξωτερικής πολιτικής κλπ. Η μετάβασή του στην ψηφιακή σφαίρα αποτελεί μονόδρομο, αλλά και απαραίτητη προϋπόθεση, καθώς θα διασφαλίζεται η άμεση πρόσβαση στην πληροφορία στο συντομότερο χρονικό διάστημά, σε όποιο βάθος χρόνου απαιτεί η αναζήτηση.

Τεχνολογίες αιχμής
Η ψηφιοποίηση όμως του φυσικού αρχείου δεν αρκεί. Για αυτό και θα δημιουργηθεί ένα Επιχειρησιακό Εργαλείο Τεχνητής Νοημοσύνης Εννοιολογικής Αναζήτησης. Έτσι, θα δημιουργούνται λογικοί φάκελοι, που θα περιλαμβάνουν το σύνολο του υλικού τεκμηρίωσης και των σχετικών συνδεδεμένων εγγράφων, προκειμένου να διευκολύνουν και να επιταχύνουν την αναζήτηση.

Το έργο του Ψηφιακού Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του ΥΠΕΞ έχει προϋπολογισμό 19,83 εκατ. ευρώ (χωρίς ΦΠΑ) και χρηματοδοτείται από το Ταμείο Ανάκαμψης. Σύμφωνα με τη διακήρυξη, που δημοσιεύθηκε στην Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ, το αντικείμενο του έργου περιλαμβάνει την ανάπτυξη του Επιχειρησιακού Εργαλείου Τεχνητής Νοημοσύνης Εννοιολογικής Αναζήτησης, καθώς και τον συσχετισμό των σχετικών εγγράφων από το σύνολο του αρχειακού υλικού του Υπουργείου.

Επιπλέον, περιλαμβάνονται οι υπηρεσίες που αφορούν επιμέρους τμήματα του έργου, όπως καταλογογράφηση, ψηφιοποίηση/μικροφωτογράφιση, τεκμηρίωση, Έξυπνη Αναγνώριση Χαρακτήρων (OCR, ICR), εκπαίδευση Αλγορίθμων Τεχνητής Νοημοσύνης. Αυτές είναι απαραίτητες για την ψηφιακή μετατροπή και εμπλουτισμό του περιεχομένου του Ιστορικού Αρχείου, έτσι ώστε να επιτευχθεί μέσω εκπαίδευσης η υλοποίηση του προαναφερόμενου Επιχειρησιακού Εργαλείου Τεχνητής Νοημοσύνης Εννοιολογικής Αναζήτησης. Η διάρκεια του έργου είναι 32 μήνες και ως ημερομηνία παραλαβής προσφορών έχει ορισθεί η 6η/2/2023.

Ψηφιοποίηση 65 εκατ. σελίδων
Στο πλαίσιο του έργου, που θα γίνει από τον ανάδοχο εντός των εγκαταστάσεων του ΥΠΕΞ και στο Κέντρο Καταχώρησης που θα δημιουργηθεί, θα υλοποιηθεί ψηφιακή αρχειοθέτηση 65.000.000 σελίδων εγγράφων διαφόρων διαστάσεων από τη συμβατική μορφή (φυσικό αρχείο) σε ψηφιακή μορφή. Θα γίνει, ακόμη, ταξινόμηση του μη ταξινομημένου αρχείου. Επιπλέον, για λόγους ασφαλούς μακροχρόνιας διατήρησης και αποθήκευσης, θα διεξαχθεί μικροφωτογράφιση των 65.000.000 σελίδων του αρχείου.

Η ψηφιοποίηση περιλαμβάνει τόσο τη σάρωση των επιλεγμένων αρχείων, όσο και την καταλογογράφηση και καταχώρηση/τεκμηρίωση απαραίτητων μεταδεδομένων αναζήτησης και βασικών στοιχείων τους σε εξειδικευμένο σύστημα διαχείρισης ψηφιακών αρχείων. Ως εκ τούτου, θα δημιουργηθεί το Νέο Ψηφιακό Ιστορικό και Διπλωματικό Αρχείο της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ) του Υπουργείου Εξωτερικών, το οποίο θα μπορεί να χρησιμοποιείται εφεξής για να διενεργείται έρευνα. Θα αναπτυχθεί δε, πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης του ψηφιοποιημένου υλικού, αλλά και κάθε νέου εγγράφου-τεκμηρίου που διαχρονικά θα προστίθεται στην ψηφιακή συλλογή.

Τέλος, προβλέπεται και η προμήθεια απαραίτητου σύγχρονου εξοπλισμού Τεχνολογίας Πληροφορικής και Επικοινωνιών, στον οποίο θα φιλοξενηθούν όλα τα απαραίτητα δομικά στοιχεία του ζητούμενου συστήματος.

Το Επιχειρησιακό Εργαλείο Τεχνητής Νοημοσύνης Εννοιολογικής Αναζήτησης θα αποτελέσει το κεντρικό εργαλείο για τη βελτίωση της διοικητικής λειτουργίας και της ποιότητας εξυπηρέτησης των υπηρεσιών του ΥΠΕΞ, καθώς και της αναβάθμισης του λειτουργικού επιπέδου των υπηρεσιών του. Θα βελτιωθούν επίσης οι συνθήκες εργασίας του προσωπικού και θα εξοικονομηθούν οικονομικοί πόροι. Το νέο σύστημα θα ελαχιστοποιήσει τον χρόνο διεκπεραίωσης των αιτημάτων, θα δώσει δυνατότητα πρόσβασης στα στοιχεία σε εξουσιοδοτημένους χρήστες, ενώ θα διευκολύνει και την πρόσβαση σε αναζητούμενη πληροφορία και τελικά στη διαμόρφωση σχετικής πολιτικής.